Đăng ký  |  Đăng nhập
Công Ty Điện lực Yên Bái  -  Saturday, December 16, 2017
 
PCYB: Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất kinh doanh
 
2016-06-02 11:27:57

             Thực hiện chiến lược phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin, viễn thông dùng riêng và tự động hóa của Tập đoàn giai đoạn 2014-2020, tầm nhìn 2025 .Công ty Điện lực Yên Bái (PCYB) đã triển khai áp dụng hoá đơn điện tử trong hoạt động mua bán điện từ tháng 01 năm 2015. Với những lợi thế hơn hẳn so với hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử đã mang lại cho Công ty, khách hàng và cơ quan thuế những lợi ích thiết thực.

Một là tiết kiệm chi phí in – xuất hóa đơn

Việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, PCYB đã không cần phải đầu tư quá nhiều nhân lực và thời gian để phục vụ cho công việc in ấn, phát hành hóa đơn đỏ. Chính bởi số tiền đầu tư cho hoạt động này không nhiều, do vậy PCYB có thể tiết kiệm được khoảng 90% chi phí phải bỏ ra so với trước đây (tức là số tiền phải bỏ ra chỉ bằng 1/10 so với ban đầu). 

Hai là tiết kiệm chi phí vận chuyển, bảo quản hóa đơn

Trước đây, để xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng, nhất là khách hàng ở xa, PCYB thường phải sử dụng tới đội ngũ hỗ trợ, đội ngũ thu ngân viên để vận chuyển tới người mua. Thêm vào đó, chi phí cho thời gian chuyển giao, chi phí phát hành do sử dụng hình thức vận chuyển thông qua bên thứ 3 cũng như chi phí thuê thêm đội ngũ nhân sự quản lý lưu trữ cũng sẽ tiêu tốn một khoản ngân sách rất lớn.

Để giảm thiểu chi phí phát sinh này thì việc sử dụng hóa đơn điện tử là đúng đắn.Với hóa đơn điện tử xác thực, PCYB có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Việc gửi hóa đơn trực tiếp thông qua hệ thống điện tử đã giúp PCYB tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, đồng thời người nhận cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi. Ngoài ra, với hóa đơn điện tử xác thực, việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn cũng sẽ được thực hiện trên hệ thống điện tử, do vậy PCYB cũng đã tiết kiệm được chi phí nhân lực phục vụ công tác văn thư lưu trữ.

Ba là đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn

Bởi hóa đơn điện tử xác thực là loại hóa đơn có kèm mã số xác thực của Tổng cục Thuế, do vậy, hóa đơn điện tử xác thực là hóa đơn không thể làm giả. Điều này không chỉ giúp PCYB bảo vệ mình một cách tốt nhất mà còn giúp người tiêu dùng, khách hàng yên tâm, tin tưởng vào các sản phẩm, dịch vụ của Công ty.

Bốn là tiết kiệm thời gian cho PCYB, giảm thiểu các thủ tục hành chính

Với hóa đơn điện tử xác thực, PCYB dễ dàng đăng ký và khởi tạo mẫu hóa đơn ngay trong ngày mà không cần quá nhiều thủ tục hành chính và thời gian chờ đợi như trước đây. Nhờ quá trình khởi tạo hóa đơn nhanh chóng, do vậy PCYB  tiết kiệm được tối đa thời gian cũng như nhân lực thực hiện. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử xác thực cũng sẽ giúp các cơ quan quản lý dễ dàng thống kê hồ sơ, đơn giản hóa hệ thống quản lý, kiểm tra, đánh giá trong quá trình làm việc.

Năm là giảm đáng kể thời gian quyết toán hóa đơn

Thời gian để thu ngân viên thực hiện thu, quyết toán… được giảm xuống đáng kể; góp phần nâng cao năng suất thu của thu ngân viên, bộ phận quản lý thu và theo dõi nợ tiền điện.

Sáu là đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng

Khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, PCYB có thể xuất – gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua các cách thức như:

- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm

- Gửi thông tin hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS để khách hàng tra cứu.

- Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường hoặc copy vào USB.

- In hóa đơn ra giấy và gửi chuyển phát nhanh như phương thức truyền thống.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử trong thanh toán tiền điện đã đem lại những lợi ích không hề nhỏ cho khách hàng sử dụng

Khi áp dụng hình thức hóa đơn mới, mọi hình thức thanh toán tiền điện đều không thay đổi, khách hàng nhận xác nhận thanh toán sau khi nộp tiền điện; trường hợp khách hàng không có phương tiện thiết bị điện tử, khách hàng vùng xa miền núi thì khi khách hàng thanh toán tiền điện khách hàng sẽ nhận Biên nhận thanh toán (giống như Hóa đơn tự in cũ) tại quầy hoặc qua thu ngân; khách hàng có phương tiện thiết bị điện tử (có máy tính sử dụng Internet, có Email) thì khi khách hàng thanh toán tiền qua Internet Banking, qua SMS Banking, qua Ngân hàng hoặc tại quầy thì khách hàng sẽ nhận bản thể hiện hóa đơn điện tử trên web chăm sóc khách hàng hoặc qua email bằng phương tiện điện tử. Đồng thời, những khách hàng đăng ký sẽ nhận hóa đơn qua email hoặc thông qua trang web chăm sóc khách hàng của Công ty Điện lực Yên Bái để xem, tải và in hóa đơn.

Nhờ đó, phần lớn khách hàng đã nhận thấy được những lợi ích thiết thực của hóa đơn điện tử: không phải quản lý hóa đơn giấy hàng tháng, không mất công sức tìm kiếm và bảo quản hóa đơn và đồng tình ủng hộ việc thay thế hóa đơn tự in bằng hóa đơn điện tử.

Mặc dù có rất nhiều ưu điểm được ghi nhận, nhưng trên thực tế quá trình triển khai cung cấp hóa đơn điện tử cũng vẫn nảy sinh một số vướng mắc đến từ phía khách hàng. Theo ghi nhận “Lúc đầu mới triển khai còn gặp một số vấn đề như việc quên ID, mật khẩu đã được cấp, đề nghị thay đổi thông tin trên hóa đơn, không chấp nhận hóa đơn điện tử, yêu cầu cấp hóa đơn giấy như cũ…Nhưng sau thời gian áp dụng nhờ sự truyền thông đầy đủ trên báo đài và sự hướng dẫn của nhân viên ngành điện đã kịp thời hỗ trợ khách hàng để khắc phục được những vấn đề nêu trên.

          Đây là việc làm thiết thực của Công ty Điện lực Yên Bái trong lộ trình nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, thực hiện mục tiêu phát triển vì lợi ích khách hàng và xã hội./.

 

  Lê Thị Hồng Thanh – P10

 
Tin cùng thư mục :
Top  |  Home